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1.描述語(yǔ)言要使用最簡(jiǎn)單明了的形式，可以使用流程圖、照片、圖表、表格、磁帶等可視化輔助工具，對(duì)流程需求逐一進(jìn)行清晰準(zhǔn)確的說明。盡可能使用通俗易懂的表達(dá)方式，避免使用過多的術(shù)語(yǔ)和技術(shù)專有名詞，文檔保持簡(jiǎn)單。

2.特別關(guān)注改進(jìn)初期暴露的問題、實(shí)施中的潛在困難等。，并在文檔的適當(dāng)位置發(fā)出警告信號(hào)，指出如何處理。

3.如果工藝過于復(fù)雜，不容易立即確定所有的操作規(guī)程文件，可以吸收工藝管理人員、技術(shù)人員和操作人員參與討論，反復(fù)論證，直到文件細(xì)化到足以準(zhǔn)確、順利執(zhí)行，并注意適時(shí)委托相關(guān)管理人員對(duì)文件進(jìn)行修改。

4.讓以后要應(yīng)用這些文檔的人幫忙起草文檔，可以讓文檔更實(shí)用。把草稿給所有相關(guān)人員看，請(qǐng)他們提出建議。

個(gè)人實(shí)施和組織監(jiān)督的有機(jī)結(jié)合對(duì)于保持穩(wěn)定和可預(yù)測(cè)的過程是必要的。首先，組織監(jiān)督應(yīng)該明確獎(jiǎng)勵(lì)那些嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度并努力維持改進(jìn)過程的人，并盡量避免任何對(duì)他們的干擾。如果這些優(yōu)秀的員工沒有得到這樣的獎(jiǎng)勵(lì)，大多數(shù)人就會(huì)懈怠，認(rèn)為反正做得好和做得差沒有區(qū)別，也就不再堅(jiān)持仔細(xì)衡量和仔細(xì)監(jiān)督流程的運(yùn)行。

其次，組織的相關(guān)規(guī)程必須被有效地闡明、記錄和發(fā)布。組織只有對(duì)員工進(jìn)行選拔、培訓(xùn)、跟蹤和考核，特別是對(duì)員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑u(píng)估和獎(jiǎng)勵(lì)，才能真正在組織內(nèi)部建立紀(jì)律。如果紀(jì)律準(zhǔn)備不到位，改進(jìn)過程的控制就會(huì)變得漫無(wú)目的。員工想的不會(huì)是努力，只是運(yùn)氣。“一體化”會(huì)議通常是浪費(fèi)時(shí)間。在這些會(huì)議中，管理者只會(huì)反復(fù)勸說員工“要更負(fù)責(zé)任！”“多注意細(xì)節(jié)！”以及“嚴(yán)格遵守規(guī)章制度！”等等，但這些勸誡并不能代替系統(tǒng)的考核和對(duì)員工必要的獎(jiǎng)勵(lì)。為了避免這種情況，各級(jí)管理組織應(yīng)該明確制定一套機(jī)制來(lái)確定每個(gè)“過程所有者”應(yīng)該履行的職責(zé)。

“流程負(fù)責(zé)人”不僅要完成自己應(yīng)該做的工作，還要明確如何對(duì)整個(gè)流程負(fù)責(zé)，保證整個(gè)流程始終處于持續(xù)改進(jìn)、實(shí)時(shí)監(jiān)督、持續(xù)改進(jìn)之中。

如果每個(gè)員工都只從個(gè)人角度看問題，他就很難理解為什么會(huì)有這么多紀(jì)律。需要花更多的時(shí)間和精力在培訓(xùn)上，讓每個(gè)員工都明白監(jiān)督、控制和改進(jìn)的原因和好處。如果所有員工都不能理解這一點(diǎn)，那么收集數(shù)據(jù)、制作圖表的工作就會(huì)被大多數(shù)人認(rèn)為是“不必要的”。很多員工只是勉強(qiáng)執(zhí)行，這種情況應(yīng)該得到改善，這也是為什么六西格瑪組織要對(duì)員工進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，讓員工真正理解使用相關(guān)流程管理工具的必要性。只有不僅有制度，而且有自覺執(zhí)行的企業(yè)文化，制度才能落到實(shí)處。